NOTE : Sous réserve des mises à jour du droit applicable du code du tourisme et des décrets mise en vigueur en période de pandémie du covid 19.
Dénomination sociale de l’entreprise
Roots Travel SARL dont le siège social est situé 17, rue de l'Arsenal 75004 Paris
Licences et assurance responsabilité civile
N° Immatriculation IM IM075100399.
-Licence d’agence de voyage N° 075970074 délivrée par la préfecture de Paris en juin 1997.
-Immatriculation du registre des opérateurs de voyages et de séjours chez Atout France : IM 075100399.
-Agrémentation internationale IATA N°20 253 623 (émission des billets d’avion).
-Assurance responsabilité civile professionnelle Hiscox : Adresse Hiscox France : 38 avenue de l’Opéra 75002 Paris
1 – Inscription et paiement
a) Inscription
Pour être considérée comme définitive, toute inscription doit être accompagnée du versement d’un acompte de 35% du montant total du voyage accompagné d’un devis rempli et signé par le client et/ou une confirmation par courriel.
b) Paiement
La facture est adressée au client dans les 15 jours qui suivent l’inscription.
Le solde du montant du voyage devra être réglé, sans relance de notre part, au plus tard 35 jours avant le départ. Tout retard dans le paiement du solde pourra être considéré comme une annulation pour laquelle sera fait application des frais d’annulation.
Pour toute inscription à moins de 35 jours du départ le règlement doit être effectué en une seule fois et pour la totalité du montant du voyage.
Pour toute réservation moins de 5 jours avant le départ, des « frais d’urgence » d’un montant de 45 euros seront facturés.
L’élaboration d’un voyage « sur mesure » exige du temps et un volume de travail important ; nous serons donc amenés à facturer la somme de 30 euros par devis au- delà de deux devis qui seront déduits de la facture dès l’inscription définitive au voyage.
L’achat de prestations terrestres n’incluant pas le vol international donnera lieu à une facturation de 30 euros par personne.
Tout règlement intervenant à moins de 15 jours de la date de départ ne pourra être effectué qu’en espèces ou par carte bancaire (Visa, Eurocard ou Mastercard).
Le montant des assurances voyage éventuelles souscrites par le client est dû à compter de la signature du bulletin d’inscription et doit être réglé en même temps que l’inscription au voyage.
Le supplément chambre individuelle est à régler avec le solde de la facture 35 jours avant le départ.
2 – Annulation
Si le client se trouve dans l’obligation d’annuler son voyage, il devra en informer Roots Travel par lettre recommandée avec accusé de réception, le plus vite possible : c’est en effet la date d’accusé de réception de cette lettre qui sera retenue comme date d’annulation pour la facturation des frais d’annulation.
Conformément à l’article L221-28 du code de la consommation le présent contrat n’est pas soumis au droit de rétractation. Toutefois le voyageur peut résilier le contrat à tout moment avant le départ et s’acquittera de frais d’annulations indiqué au frais d’annulations paragraphe.
Pour tous les voyages (vols, séjours, itinéraires individuels) il vous sera retenu à l’exception des cas particuliers ci-dessous mentionnés :
plus de 35 jours avant le départ : 100 euros par personne.
de 35 jours à 21 jours avant le départ : 25 % du montant total du voyage.
de 20 jours à 8 jours avant le départ : 50 % du montant total du voyage.
de 7 jours à 3 jours avant le départ : 75 % du montant total du voyage.
moins de 3 jours avant le départ : 100 % du montant total du voyage.
Cas particuliers
Pour tout billet d’avion émis que ce soit à la demande du client ou en raison de la politique tarifaire de certaines compagnies aériennes, il sera facturé des frais d’annulation égaux à 100% du prix du billet, quelque soit la date d’annulation.
Dans le cas de vols charters, 100% du prix du voyage seront retenus 45 jours avant la date de départ.
Attention aux conditions de vente particulières de Paris, New York et Seychelles. Se reporter aux conditions de ces pays.
La prime d’assurance contractée à l‘inscription n’est en aucun cas remboursable.
A certaines dates particulièrement chargées (vacances scolaires, séjours de Noël et Nouvel An) ou dates correspondant à des événements importants ou tout simplement selon les compagnies aériennes et hôtelières, les frais d’annulation seront majorés des frais demandés par les compagnies aériennes et les hôtels.
3 -Les annulations en application du Code du Tourisme
Le nouveau Code du Tourisme énonce des dispositions précises s’appliquant aux différents cas liés à un client qui souhaite procéder à une annulation (dans le texte « résolution ») : annulation avant le départ (avec ou sans frais), annulation sur place (avec ou sans frais, voire indemnisation), ainsi que la cession du contrat. Seront abordés dans ce vadémécum les dispositions relatives aux frais d’annulations appliqués aux clients qui annulent leur voyage avant le départ.
Voici le texte du nouveau Code du Tourisme qui s’appliquera à toute réservation à compter du 1 juillet 2018 et sa notion des « frais de résolution appropriés et justifiables ».
« Le voyageur peut résilier le contrat à tout moment avant le début du voyage ou du séjour. Dans ce cas, le vendeur peut lui demander de payer des frais de résolution appropriés et justifiables. Le contrat peut stipuler des frais de résolution standard raisonnables, calculés en fonction de la date de résolution du contrat avant le début du voyage ou du séjour et des économies de coûts et des revenus escomptés du fait d’une remise à disposition des services non livrés.
FRAIS D’ANNULATION - VADEMECUM (en l’absence de frais d’annulation standard)
Les voyages concernés : En l’absence de frais de résolution standard, le montant des frais de résolution correspond au prix moins les économies de coûts et les revenus réalisés du fait d’une remise à disposition des services de voyage. A la demande du voyageur, le vendeur justifie le montant des frais de résolution. » (Art. L.214-I)
4 – Assurance
Les frais d’annulation vous sont remboursés en partie (attention aux franchises), sur justificatifs, par le contrat d’assurance que vous pouvez souscrire au moment de votre inscription. Vous pourrez par l’intermédiaire de ROOTS TRAVEL contracter une assurance voyage auprès d’Allianz aux conditions suivantes (non obligatoire si vous ne souhaitez pas en bénéficier, mais nous vous invitons vivement à vérifier les couvertures précises de vos contrats personnels éventuels).
Assurance Annulation
Prime minimum de 0 à 425 € : 15 € /
Long-courrier de 425 € à 1500 € : 3.5% / Long-courrier 1500 € à 8000 € : 53 €
Long-courrier famille de 0 à 3600 € : 3.5% / Long-courrier famille de 3600 à 40 000 € : 170 €
Assurance Rapatriement
de 0 à 425 € : 9 € / de 450 € à 3000 € : 2% / de 3000 € à 8000 € : 45 €
Assurance Multirisque
Prime minimum de 0 à 425 € : 20 € /
Long-courrier de 425 € à 1500 € : 4.5% / Long-courrier 1500 € à 8000 € : 69 €
Long-courrier famille de 0 à 3700 € : 4.5% / Long-courrier famille de 3700 à 40 000 € : 230 €
Option Assurance Multirisque
Retour impossible : +4 € / Hausse carburant : +9 €
5 – Tarifs
Conformément à la loi, nous pouvons nous trouver dans l’obligation de modifier nos prix et programmes pour tenir compte :
Des variations du coût des transports liés notamment au coût des carburants, des variations et tarifs des taxes d’atterrissage, d’embarquement et de débarquement.
Des variations des taux de change pour le séjour considéré. Le prix pourra être révisé en fonction de l’évolution du cours du Dollar US ou des devises des pays visités.
6 – Prestations aériennes
Le contrat qui lie les transporteurs aériens avec leurs clients est régi par la Convention internationale de Varsovie et est reproduit sur les billets d’avion. Extrait de son article 9 : « le transporteur s’engage à faire de son mieux pour transporter le passager et les bagages avec une diligence raisonnable. Les heures indiquées sur les horaires ne sont pas garanties et ne font pas partie du présent contrat. Le transporteur peut, sans préavis, se substituer d’autres transporteurs, utiliser d’autres avions ; il peut modifier ou supprimer les escales prévues sur le billet en cas de nécessité. Les horaires peuvent être modifiés sans préavis. Le transporteur n’assume aucune responsabilité pour les correspondances. » Nous ne pouvons que nous soumettre nous aussi à cette convention internationale. Si les horaires d’avion sont modifiés par la compagnie nous ne pouvons en être tenus pour responsables. De même qu’en cas de changement d’aéroport de départ ou d’arrivée, les frais en résultant resteraient à votre charge.
Taxes d’aéroport
Le montant de ces taxes qui dépend des pays concernés, est modifiable sans préavis et ne peut en aucun cas faire partie du contrat entre l’agence et le passager. Ce montant qui pourra être modifié entre votre date d’inscription et votre date de départ devra être réglé avant l’envoi ou le retrait à nos bureaux de votre carnet de voyage.
Sur classements aériens
Nous pouvons, pour toutes destinations, vous proposer un sur classement en classe “affaires” ou en première classe lorsque celui-ci existe.
Départs des régions françaises
Dans la plupart des cas, nous pouvons vous procurer un billet de “pré et post acheminement” des principales villes françaises. Les tarifs préférentiels offerts par les transporteurs ne permettent généralement pas des correspondances immédiates et sont soumis à des conditions spécifiques d’utilisation. Attention : en cas de retard, d’annulation de vol, de correspondance manquée, notre responsabilité, pas plus que celle du ou des transporteurs impliqués ne saurait être engagée.
Confirmation des billets d’avion
Il appartient au passager de reconfirmer lui-même son billet de retour et/ou de continuation dans les délais imposés par les compagnies aériennes.
7 – Prestations terrestres
Les prestations non utilisées sur place (transfert, excursions, logement,…) ne donneront lieu à aucun remboursement. Les prestations volontairement modifiées sur place sont soumises aux conditions de nos correspondants : les prestations supplémentaires ou de remplacement engendrant un surcoût devront être réglées directement à nos correspondants locaux et ne pourront en aucun cas engager la responsabilité de Roots Travel. Elles ne donneront lieu à aucun remboursement.
8 – Responsabilités
Conformément à l’article 23 de la loi n° 92-645 du 13 juillet 1992, Roots Travel ne pourra être tenue pour responsable des conséquences des événements suivants :
Perte ou vol des billets d’avion.
Défaut de présentation ou présentation de documents d’identité et sanitaires périmés ou d’une durée de validité insuffisante. En cas de défaut d’enregistrement il sera retenu 100% du montant total du voyage.
Incidents ou évènements imprévisibles et insurmontables d’un tiers étranger intervenant pendant le voyage : guerres, troubles politiques, grèves et incidents techniques extérieurs à Roots Travel, encombrement de l’espace aérien, intempéries, retards, pannes, pertes ou vol de bagages. Le ou les retards subis ayant pour origine les cas visés, ci-dessus ainsi que les modifications d’itinéraire qui en découleraient ne pourront entraîner aucune indemnisation à quelque titre que ce soit. Les frais additionnels liés à une perturbation (taxe, hôtel…) resteront à la charge du client.
Annulation imposée par des circonstances ayant un caractère de force majeure ou pour des raisons liées à la sécurité des clients ou sur injonction d’une autorité administrative.
9 – Formalités administratives et sanitaires
Roots Travel délivre ces informations pour tous les ressortissants français. Les personnes de nationalité étrangère doivent s’informer des formalités administratives et sanitaires auprès des ambassades ou consulats compétents. Il appartient au client de vérifier que ses documents sont en conformité avec les informations fournies par Roots Travel. Il est vivement recommandé de vérifier toutes les informations auprès des autorités concernées. Roots Travel ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de conséquences de l’inobservation par le client des règlements policiers douaniers ou sanitaires.
Compléments
A partir du 1er mai 2010, tous les voyageurs, étrangers et résidents cubains à l’extérieur devront se munir d’une Police d’Assurance de voyage afin de pouvoir rentrer sur le territoire de Cuba. Cette nouvelle législation cubaine est une obligation pour vous rendre à Cuba !
Le paiement de votre voyage en carte de paiement vous permet d’obtenir une assurance assistance-rapatriement par contre il faut absolument demander une attestation à votre banque afin de pouvoir la présenter à votre entrée à Cuba. Si vous n’avez pas d’assurance rapatriement incluse par le biais de votre mode de paiement, il faudra alors en contracter une soit par vous-même soit avec Roots Travel et Europ Assistance.
Nous vous conseillons de consulter, jusqu’au jour du départ, les sites :
https://www.pasteur.fr/fr
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/
et vous conseillons de vous inscrire sur le site Ariane : https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html
Mineurs : Nous recommandons vivement de munir le mineur non accompagné par ses représentants légaux d’une copie de son livret de famille. Formalités spécifiques : Dans le cadre d’un voyage à l’étranger, nous vous informons que le mineur résidant en France et voyageant sans être accompagné par ses représentants légaux, doit être muni en plus de sa pièce d’identité et du formulaire d’autorisation de sortie de territoire : CERFA n°15646*01 à télécharger : https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_15646.do.
10 – Séjour en forfait
La combinaison de services de voyage qui vous est proposée est un forfait au sens de la directive (UE) 2015/2302 et de l'article L.211-2 II du code du tourisme. Vous bénéficierez donc de tous les droits octroyés par l'Union européenne applicables aux forfaits, tels que transposés dans le code du tourisme. L'entreprise Roots Travel SARL sera entièrement responsable de la bonne exécution du forfait dans son ensemble.
En outre, comme l'exige la loi, l'entreprise dispose d’une protection afin de rembourser vos paiements et, si le transport est compris dans le forfait, d’assurer votre rapatriement au cas où Roots Travel SARL deviendrait insolvable. La société Roots Travel SARL à une assurance responsabilité civile. La société Roots Travel est affiliée à L’APST.
11 – Droits essentiels prévus par la directive (UE) 2015/2302
Transposée dans le code du tourisme le droit essentiel des clients de séjours en forfait est défini ci-dessous :
Les voyageurs recevront toutes les informations essentielles sur le forfait avant de conclure le contrat de voyage à forfait.
L'organisateur ainsi que le détaillant sont responsables de la bonne exécution de tous les services de voyage compris dans le contrat. Les voyageurs reçoivent un numéro de téléphone d'urgence ou les coordonnées d'un point de contact leur permettant de joindre l'organisateur ou le détaillant. Les voyageurs peuvent céder leur forfait à une autre personne, moyennant un préavis raisonnable et éventuellement sous réserve de payer des frais supplémentaires.
Le prix du forfait ne peut être augmenté que si des coûts spécifiques augmentent (par exemple, les prix des carburants) et si cette possibilité est explicitement prévue dans le contrat, et ne peut en tout cas pas être modifiée moins de vingt jours avant le début du forfait. Si la majoration de prix dépasse 8 % du prix du forfait, le voyageur peut résilier le contrat. Si l’organisateur se réserve le droit d'augmenter le prix, le voyageur a droit à une réduction de prix en cas de diminution des coûts correspondants.
Les voyageurs peuvent résilier le contrat sans payer de frais de résolution et être intégralement remboursés des paiements effectués si l'un des éléments essentiels du forfait, autre que le prix, subit une modification importante. Si, avant le début du forfait, le professionnel responsable du forfait annule celui-ci, les voyageurs peuvent obtenir le remboursement et un dédommagement, s'il y a lieu.
Les voyageurs peuvent résilier le contrat sans payer de frais de résolution avant le début du forfait en cas de circonstances exceptionnelles, par exemple s'il existe des problèmes graves pour la sécurité au lieu de destination qui sont susceptibles d'affecter le forfait.
En outre, les voyageurs peuvent, à tout moment avant le début du forfait, résoudre le contrat moyennant le paiement de frais de résolution appropriés et justifiables. Si, après le début du forfait, des éléments importants de celui-ci ne peuvent pas être fournis comme prévu, d'autres prestations appropriées devront être proposées aux voyageurs, sans supplément de prix.
Les voyageurs peuvent résoudre le contrat sans payer de frais de résolution lorsque les services ne sont pas exécutés conformément au contrat, que cela perturbe considérablement l’exécution du forfait et que l'organisateur ne remédie pas au problème. Les voyageurs ont aussi droit à une réduction de prix et/ou à un dédommagement en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution des services de voyage.
12 – Signature contrat / factures / Conditions de ventes
Le client reconnaît agir tant pour lui-même que pour le compte des autres voyageurs inscrits, certifie (i) avoir pris connaissance - avant la conclusion du présent contrat – de l’offre répondant aux exigences de l’article R. 211-4 du Code du Tourisme, des conditions particulières de vente de voyages et du formulaire standard d’information, (ii) avoir pris connaissance des informations liées à la situation politique et sanitaire de la destination choisie figurant dans la rubrique conseils-aux voyageurs du site https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/ (plus spécifiquement concernant les sous rubriques « risque pays » et « santé ») à consulter régulièrement jusqu’au départ, (iii) avoir pris connaissance de la brochure et/ou le devis et le programme de l’organisateur, ainsi que (iv) des conditions de garantie des assurances souscrites et (v) du document d’information m’invitant à vérifier que je ne suis pas déjà couvert pour les garanties éventuellement souscrites, et du formulaire d’information
13 – insolvabilité
Si l'organisateur (Roots Travel SARL) ou le détaillant devient insolvable, les montants versés seront remboursés. Si l’organisateur ou le détaillant devient insolvable après le début du forfait et si le transport est compris dans le forfait, le rapatriement des voyageurs est garanti. Roots Travel SARL a souscrit une protection contre l'insolvabilité auprès L’APST l'organisme chargé de la protection contre l’insolvabilité. Les voyageurs peuvent prendre contact avec cet organisme : APST situé 15 avenue Carnot 75017 Paris ; Tél 0144092535 si des services leur sont refusés en raison de l'insolvabilité de Roots Travel SARL. www.apst.fr ou directive (UE) 2015/2302 transposée en droit national sur le site Légifrance.
Nous vous conseillons de consulter, jusqu’au jour du départ, les sites :
https://www.pasteur.fr/fr ou https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/ et vous conseillons de vous inscrir sur le site Arian https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html
14 – Cession du contrat
Conformément à l’article L. 211-11 du Code du Tourisme, vous avez la possibilité de céder le présent contrat tant que celui-ci n’a produit aucun effet et jusqu’à 7 jours du départ, en prévenant l’agence dans un délai raisonnable, à une personne remplissant les mêmes conditions que vous. Vous-même et le bénéficiaire de la cession demeurez solidairement tenus du paiement du solde du contrat et des frais de cession qui vous seront communiqués.
15 – Réclamations et médiations
Le voyageur peut saisir le service client du détaillant de toute réclamation, à l’adresse suivante : Roots travel SARL, 17, rue de l'Arsenal 75004 Paris par lettre RAR ou par Email à pavel@rootstravel.com accompagné(e) de tout justificatif.
A défaut de réponse satisfaisante dans un délai de 60 jours ou s’il n’est pas satisfait de la réponse reçue, le client peut saisir gratuitement le Médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur le site : www.mtv.travel. Si la vente s’effectue en ligne, le voyageur a la possibilité de recourir à la plateforme disponible sur le site https://webgate.ec.europa.eu/odr pour régler son litige.
16 – Litiges
Tout litige sera exclusivement tranché par le Tribunal de commerce de Paris.